Cuándo cambiar de hoja de cálculo a RDBMS?

Question

He trabajado como voluntario con una organización no gubernamental para ayudar con el mantenimiento de registros en su centro comunitario. En la actualidad, solo hay un centro comunitario donde se almacenan todos sus datos. Sin embargo, se espera que esto cambie antes de fin de año.

Actualmente sus datos se mantienen utilizando un libro de trabajo con dos hojas. Cada registro en la hoja principal puede tener hasta 100 seguimientos en la hoja de seguimiento. Los datos están poco estructurados y no hay restricciones explícitas.

Mover todos los datos existentes de una hoja de cálculo a un RDBMS requeriría esfuerzo, pero estoy dispuesto a hacerlo; particularmente porque se habla de hacer que dichos datos se puedan compartir con otras ONG en el campo.

Una alternativa sería usar, por ejemplo, Google Docs, y fusionar cada conjunto de registros manualmente.

Con más de un punto de entrada y recuperación de datos, ¿tiene sentido recomendar pasar de una base de datos de hojas sueltas a un RDBMS?

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Answer 1

Sí, tiene sentido para mover a un RDBMS, que se hace para el manejo de datos estructurados en tan sólo que, mesas.

Las cosas tienden a ser complicadas cuando las hojas de cálculo se refieren entre sí y siguen creciendo, algo que RDBMS maneja bien. Puede agregar funciones mediante SQL, como fórmulas complejas de una manera mucho más simple que con hojas de cálculo.

El movimiento (estimación, no sé lo suficiente sobre los datos) parece fácil ya que ya está bien organizado y se trata de este problema incluso antes de que sea un problema.

Nota al pie: por problemas de usabilidad, permitiría a los usuarios aferrarse a una solución similar a la que ahora tienen, GUI-wise. Puede datos de exportación/importación a, por ejemplo, Google Docs o MS Excel, CSV o a través de otros formatos de archivo, que todavía le permite tener el backend en un RDBMS para el mantenimiento, la velocidad y la indexación, etc.

hay un buen artículo sobre http://www.cazh1.com/blogger/thoughts/2007/03/excel-vs.shtml que enfatiza sólo que la diferenciación de uso:

• rápida & sucia: ir para hojas de cálculo
• mantenimiento & a largo plazo de almacenamiento: ir a una base de datos