Formularios de compilación para Outlook 2007

Question

Me acaba de presentar el concepto de formularios de Outlook. No sé si esto resolverá mi problema, pero esto es lo que quiero hacer:

Deseo que los empleados que están dentro de la empresa completen algunos formularios. ¿Entonces todo lo que tengo que hacer es crear el formulario y PULSARlo en su Outlook? Después de que llenen el formulario, ¿puedo capturar los datos de alguna manera? ¿Alguien ha hecho esto antes? ¿Alguien puede recomendar un buen tutorial/ejemplos?

Actualización: La opción Outlook-> Access parece una gran opción, pero parece que alguien debe enviar el formulario. En otras palabras, si alguien quiere completar un formulario, primero debe enviar un formulario por correo electrónico. ¿Qué pasa si una persona simplemente quiere completar un formulario? ¿Cómo lo haría si no tiene acceso a la base de datos de Access?

Answer 1

Aquí hay tres opciones:

1. This page es una muy buena página de salto para formularios personalizados en Outlook. De hecho, todo el sitio es bastante bueno con muchos examples y enlaces como Outlook Forms Step-by-Step Tutorial.

2. Sin embargo, si también tiene Access 2007, en realidad recomendaría algo más simple y fácil para crear formularios de correo electrónico que puedan enviarse a los usuarios y recopilar toda la información. Una vez que descubrí esto en Access 2007, nunca volví a los formularios personalizados de Outlook.

   Básicamente, crea un Access db con los datos que desea recopilar y luego en la pestaña "Datos externos" en Access 2007, hace clic en "Crear correo electrónico" y un asistente lo guiará para crear un correo electrónico con la forma en el cuerpo (que es HTML o InfoPath, dependiendo de cuál elijas). Usted envía esto a sus usuarios (también puede tener una lista de destinatarios en una tabla en su Access DB) y ellos completan el formulario (lo usé para las encuestas) y luego hacen clic en enviar. Vuelve a su Outlook en una carpeta especial y tan pronto como abra Outlook, lo sincronizará con la base de datos. Luego puede cortar y cortar toda la información de la base de datos.

   Aquí hay algunos tutoriales sobre esto:

   • Demo: Collect data in Access 2007 by using e-mail
   • How to integrate Microsoft Access and Outlook 2007

3. Por último, si lo que desea para cobrar mucho más simple información, al igual que "Sí", "No se "," Tal vez ", la forma más fácil es crear botones de votación. Vaya a Nuevo mensaje -> Opciones - Botones de votación. Puede personalizar esto si es necesario separando sus elecciones con un punto y coma ;.

En # 2 y # 3 anteriormente, estos son escenarios para iniciar la recogida de datos.

Hay otras situaciones en las que alguien no necesita un aviso por correo electrónico para completar algo, sino simplemente enviar un formulario (como un informe de gastos o un informe de millaje de combustible).# 1 anterior (formularios personalizados de Outlook) es generalmente mejor opción en ese escenario, pero:

• formularios de Outlook normalmente han sido más difícil de implementar y enseñan a la gente a uso (hay cosas como " formas públicas "," formularios privados ", etc.)
• Los formularios de Outlook han sido, en la práctica, reemplazados por otras tecnologías. En particular, InfoPath/Forms Server y Sharepoint Forms. Esto se debe a que ni de esas dos tecnologías requiere que usuarios hagan mucho más que siguiendo un enlace para completar un formulario. Solía ​​saber, hace unos 10 años, muchas compañías que intentaron usar formularios de Outlook y la mayoría de ellos abandonó el desarrollo de ellos a favor de otras tecnologías.

Esto no quiere decir que los formularios de Outlook sean malos de ninguna manera. Si no tiene otras tecnologías disponibles para servir como servidor de formularios, esta podría ser una opción decente a considerar.

Para ver otras formas semi-livianas de envío de formularios, puede usar plantillas de MS Word como interfaz y pedirles que actualicen un Access DB. Aquí hay un par de buenos artículos sobre esto:

1. Import Data Directly from Word Forms to Access Tables
2. How do I... Transfer data from a Word form to an Access database?